IT? Was machen die eigentlich den ganzen Tag? - Gastbeitrag v. Winfried Blasius:
Zu Beginn eine kleine Geschichte, die sich so oder ähnlich jeden Tag und überall zutragen kann.Ein IT Chef bekommt beim Mittagessen Teile eines Gesprächs mit, in dem der Logistikleiter den Direktor des Controllings fragt, ob es denn zutreffend sei, dass in der IT mehr als 200 Leute beschäftigt seien. Der Controller bestätigt diese Information, woraufhin der Logistikleiter eine brisante Frage stellt: „ … und was machen die den ganzen Tag?“
In diesem Moment wurde dem IT Leiter deutlich, dass er ein Problem hat.
Für einen Augenblick stellte er sich seine Situation bei der kommenden Budgetrunde vor, bei der er eigentlich einige weitere Stellen für das kommende Jahr beantragen wollte. Wie würde er reagieren, wenn ihm dort die gleiche Frage erneut gestellt würde: … und was machen die den ganzen Tag?
Die einfache Frage des Logistikleiters in der Geschichte beschreibt ein komplexes und weit verbreitetes Problem der IT. Obwohl die allermeisten IT Organisationen sich heute als unternehmensinterne Service-Einheit verstehen und positionieren, ist deren Leistungsbandbreite im Unternehmen selbst bei Führungskräften oft nicht bekannt.
Dies führt nicht selten zu einem krassen Missverhältnis zwischen dem wahrgenommenen Nutzen und dem beobachteten Mitteleinsatz – sprich: Kosten -, was zwangsläufig zu einer ständigen Bedrohung des Images und des Bestands der IT im Unternehmen wird.
Viele IT Bereiche berichten heute von deutlichen Einschnitten in ihre Budgets: „Do more with less!“ – oder im günstigen Fall – „Do more with what you´ve got!“
Es verwundert nicht, das Kostensenkungsprogramme besonders gerne bei der IT ansetzen, wenn dort das Verhältnis von Input zu Output, also Kosten zu Nutzen, so wenig transparent ist.
Der IT Leiter in unserer Geschichte mag vermutlich erst einmal wütend auf seine Kollegen gewesen sein. Dann hat er aber wohl selbst noch einmal überlegt, was ihn und seine Mannschaft den ganzen Tag beschäftigt. Und dabei ist er mit Sicherheit auf eine Unzahl von Aktivitäten und Aufgaben gestoßen, von denen im Unternehmen niemand etwas merkt, die aber erledigt werden müssen. Compliance und Security sind Exemplare solcher Aufgabenfelder.
Die Jahr-2000-Umstellung ist sicherlich allen noch als bestes Beispiel hierfür in Erinnerung. Hier wurde ein gigantischer Aufwand getrieben, um sicher zu stellen, dass am 1. Januar 2000 alles so funktionierte wie am Tag zuvor.
Möglicherweise hat der IT Leiter in unserer Geschichte an das Titanic-Syndrom gedacht. Dieses Schiff ist untergegangen, weil von einem Eisberg nur 1/7 sichtbar ist – ähnlich wie die Leistung der IT - und der größte Teil eben nicht wahrgenommen werden kann. Das Schicksal der Titanic ist bekannt und unser IT Leiter wollte dieses Schicksal nicht teilen.
Bisher hatte die IT auf „gefühlte Unzufriedenheit“ jeweils mit technischen oder methodischen Verbesserungen reagiert und hier viel Zeit und Geld investiert. Aber der Sinn dieser Maßnahmen ist dann fraglich, wenn es nicht zugleich auch gelingt, den neu entstandenen Nutzen sichtbar werden zu lassen.
Auf dem nächsten Führungskräfte-Meeting der IT könnte der Chef folgenden Appell an seine Manager gerichtet haben:
„Leute – wir sind im Unternehmen nicht sichtbar genug. Viel zu wenige wissen, was wir eigentlich machen. Kaum einer kann einschätzen, welchen Wertbeitrag wir zum Unternehmen leisten oder wie groß unser Anteil am Erfolg der Firma ist. Irgendwann kommt noch einer auf die Idee, die ganze Veranstaltung auszusourcen. Also – wir müssen mehr kommunizieren! Redet mehr mit den Leuten und vielleicht sollten wir unsere Intranet-Page mal wieder aktualisieren und über einen Newsletter nachdenken. Außerdem ist unsere letzte Anwender-Zufriedenheits Analyse schon zu lange her!“
Diese Ansprache kann man getrost als Geburtsstunde des IT Marketings verstehen. Aber Vorsicht ist geboten!
IT Marketing ist eine Aufgabe, die man gut oder schlecht erledigen kann. Erledigt man sie schlecht, kann das die Schwierigkeiten noch vergrößern.
"Gastbeitrag von Winfried Blasius"
Autor: Winfried Blasius Gastbeiträge The Gap between IT & Business 21.7.2008
6 Kommentare
1. Wolfgang Stief | 21.07.2008 22:43:09
Wie passend, dass am Freitag diese Woche "System Administrator Appreciation Day" ist. Dort wird genau das Thema adressiert, incl. dem Versuch, das mit managerkompatiblem Vokabular zu tun: { Link }
2. Gerry | 22.07.2008 08:21:06
Hallo Wolfgang,
danke erstmal herzlich für den Hinweis und den link zum Appreciation Day. Ein guter Ansatz wie ich finde, auch wenn es sicherlich nur ein erster Schritt ist die Aufgaben & Tätigkeiten in der IT dem Business näher zu bringen. Die Frage die sich ja oft stellt ist, warum ist das so teuer, was haben wir denn davon, geht das nicht billiger? Wobei die Betonung meist auf dem unbekannten "DAS" liegt.
3. Alexander Thaler | 02.10.2008 08:14:51
Was macht die IT eigentlich den ganzen Tag!
Diese Frage wurde mir auch schon gestellt. Nur was gibt man als Antwort, oder besser gesagt wie gibt man eine Antwort? Einmal habe ich es versucht und bemerkt, dass mein Gegenüber ganz kurz vor dem einschlafen war. Also habe ich angefangen unsere Arbeit so untechnisch- und mit so wenigen Fachausdrücken wie möglich zu beschreiben. Doch nach 5 Minuten habe ich aufgegeben. Es war mir einfach zu anstrengend. Viele Fachausdrücke wurden erschaffen weil sie eigene Definitionen beinhalten, wofür an sich halt einfach einmal in der Technik auskennen muss. In dem Fall wird die Erklärung zur russischen Puppe der Definitionserklärungen.
Ich gab die Einstellung unserer Mitarbeiter im Haus im wöchentlichen Jourfix weiter um zu überlegen was wir dagegen tun können. Wir entschlossen uns, nach einem Brainstorming, uns zu präsentieren. Was wir auch machten. Der Effekt war positiv und wir hatten eine gute Rückmeldung. Daraufhin erstellten wir eine PowerPoint Präsentation wo jeder IT Mitarbeiter mit einem Foto vertreten ist und sein Aufgabengebiet aufgelistet wurde. Weiters veranstalteten wir Führungen durch unser Rechenzentrum, was mit großem Interesse wahrgenommen wurde. Wir rechneten damit 1 Woche lang, 2 Führungen/ Tag zu veranstalten. Am Ende waren es 3 Wochen mit derselben Frequenz. Ich schlug daraufhin vor, dass wir eine Intranetseite zur Verfügung stellen, wo wir uns professioneller präsentieren und unsere Projekte und aktuellen Arbeiten zur Nachlese einstellen können. Der Kelch ging auch gleich an mich und wurde zum Projekt erklärt. Mittlerweile ziehe ich alle Bereiche in mein Boot um mitzumachen.
Gut, aber was sagt die Frage eigentlich noch aus? Niemand fragt die Produktion, die Finanzabteilung, die Logistik usw., was sie den ganzen Tag tun. Nein, denn da sieht man die Arbeit. Wir erklärten den Mitarbeitern am Schluss unserer Präsentation, dass diese Frage für uns sogar positiv ist. Denn wenn alles Front stage so funktioniert, dass man sich fragt, was die IT Abteilung überhaupt macht, dann gibt es entweder wenig worst cases, die den Kollegen auffallen, oder sie werden so gelöst dass es keinem auffällt. Die Frage ist nur ob sich der zeitliche und finanzielle Aufwand dafür lohnt. Immerhin kostet es einige Manpower um all diese Dinge durchzuführen.
4. Alexander Thaler | 02.10.2008 10:22:13
Ergänzungen:
bezüglich dieser Aussage.
"Die Frage ist nur ob sich der zeitliche und finanzielle Aufwand dafür lohnt. Immerhin kostet es einige Manpower um all diese Dinge durchzuführen."
Diese Aussage bezog sich auf die Rechtfertigung der Arbeit gegenüber den Fachabteilungen. Ich meinte natürlich nicht die Arbeit selbst.
5. Gerry | 05.10.2008 12:19:14
Hallo Alexander,
erstmal herzlichen Dank für den sehr ausführlichen und vor allem super interessanten Beitrag.
Ihr macht damit de facto schon das was man neudeutsch IT - Marketing nennt. Wunderbar. Meiner Meinung nach der richtige Weg und es sieht wohl so aus als ob dies bei Euch auch eine Transparnez, Verständnis und vor allem Wertschätzung bringt. Gratuliere.
Die Frage ob sich das lohnt? Kann ich nur mit einem klaren & deutichen JA beantworten. Meist dauert es einige Zeit um die Botschaft wirklich anzubringen. Aber es zahlt sich aus. Meine Kunden-Erfahrungen belegen dies tagtäglich.
Zur zweiten Frage oder besser Bemerkung, warum man nicht Logistik und Co. nach ihrem "tun" befrägt, wurde im gleichen Satz ja auch beantwortet ;-)
Bei der IT sieht man viele Dinge nicht, meist erst dann wenn etwas nicht funktioniert. Aber dann !!!!
Beste Grüsse und ich freu mich auf weitere Kommentare
Gerry
6. Antonino | 09.10.2008 20:36:38
Respekt, Alexander!
Ich finde es toll, wie Du die Sache in die Hand genommen hast und aktive Kommunikation zur IT betreibst.
Vor allem gefällt mir, daß Ihr
a) es verstanden habt, "Gesicht zu zeigen" und
b) nicht eine Einmalaktion veranstaltet habt (was meist auf langer Sicht sogar einen kontraproduktiven Effekt bewirken kann, wenn sie so wahrgenommen wird), sondern letztendlich ein echtes Programm aufgesetzt habt - Wiederholung und Nutzung mehrerer Kommunikationsformen.
Und ob sich das lohnt oder nicht verstehe ich als rehtorische Frage . . .